Notice d’information relative à la protection des données à caractère personnel - PHARE

Contexte

Le guichet PHARE vise à permettre aux étudiant.e.s de l’Université de Namur qui sont victimes ou le témoin de faits de harcèlement moral/physique/sexuel, d’agressions ou de violences de bénéficier d’une écoute bienveillante, de recevoir de l’information pour s’orienter et bénéficier d’un accompagnement adapté à leurs besoins.

L'unique porte d'entrée de PHARE est un formulaire de contact disponible en ligne.

Ce service consiste dans un premier temps à contacter l’auteur de la demande pour lui proposer une aide.  Aucune initiative n’est prise par rapport à sa demande avant cet entretien.

Les implications en matière de protection des données

Pour recueillir et donner suite une demande introduite via le formulaire, l’Université de Namur traite les données qui lui sont communiquées via le formulaire et ultérieurement dans le cadre du suivi donné à la demande.

Le traitement est mis en œuvre par l’Université de Namur (61 rue de Bruxelles, 5000 Namur). L’Université a désigné un délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).

Quelles sont les catégories de données traitées ?

Les données qui sont recueillies et traitées sont celles fournies via le formulaire de contact et celles recueillies ultérieurement à l’occasion du suivi qui y est donné.

Il s’agit des catégories suivantes :

  • Données de contact et d’identification fournies
  • Données contextuelles liées à la demande (date des faits, statut de victime ou de témoin, contexte du déroulement des faits, description de faits, personnes impliquées, date de la demande introduite via le formulaire,… )
  • Données liées au suivi de la demande (date de rendez-vous fixé, suivi donné, personnes impliquées dans le suivi, … )

Suivant les cas, il se peut que les informations contextuelles incluent des données relevant de catégories particulières dont le traitement est davantage protégé par la législation relative à la protection des données à caractère personnel. Il s’agit par exemple de données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses, ou qui concernent la santé (physique ou mentale), la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique ou encore de données relatives à des infractions ou à des condamnations pénales.

Quelles sont les finalités et les bases juridiques du traitement ?

Les données sont traitées pour la fourniture d’un service d’aide aux étudiant.e.s, victimes ou témoins de faits de harcèlement moral/physique/sexuel, d’agressions ou de violences sur le campus universitaire.

Cela recouvre l’utilisation des données pour :

  • la gestion de la réception et du suivi des demandes de soutien ;
  • la gestion des demandes d’accompagnement, d’information et d’orientation ;
  • la gestion de risques collectifs identifiés au travers des demandes reçues.

L’Université de Namur estime qu’elle a un intérêt légitime à traiter les données des étudiant.e.s et des tiers concernés par les faits ou impliqués dans le suivi donné pour proposer une aide aux étudiant.e.s qui en font la demande. Cet intérêt légitime consiste à pouvoir lutter contre les faits de harcèlement et de violence tout en offrant une réponse à des situations de détresse que peuvent vivent les étudiant.e.s de la communauté universitaire en lien avec les activités organisées sur le campus.

Si un.e étudiant.e communique des données relevant de catégories particulières qui doivent être utilisées pour donner suite à une demande d’aide ou d’accompagnement, il.elle consent à cette utilisation et peut retirer ce consentement à tout moment. Dès lors toutefois que l’étudiant.e fait état de telles données dans le cadre d’une plainte qu’elle introduit par la suite auprès d’une instance de l’Université de Namur, ces données ne sont plus traitées sur la base d’un consentement, mais sur le fondement de la gestion du contentieux de l’Université. 

Par ailleurs, l’Université de Namur procède à une anonymisation des données des demandes d’aide reçues à des fins d’analyse statistique et de reporting.  Elle estime avoir un intérêt légitime à pouvoir mieux cerner les besoins et l’adéquation de mesures susceptibles de contribuer à la lutte contre les faits de harcèlement moral/physique/sexuel, d’agressions ou de violences sur le campus universitaire.

Quelles sont les personnes susceptibles de prendre connaissance de vos données ?

Les données communiquées via le formulaire sont uniquement accessibles à une personne de confiance du VéCu soumise au secret professionnel.

Si un.e étudiant.e décide ensuite d’entreprendre d’autres actions (plainte, autre demande d’aide, …), les données fournies et, le cas échéant, son identité, peuvent être communiquées à d’autres membres du service du VéCu ou de l’Université, voire à des tiers si la demande implique un service ou organisme extérieur ou qu’une situation de mise en danger justifie un signalement aux autorités publiques compétentes.

Par ailleurs, si l’Université reçoit par le biais du guichet PHARE plusieurs témoignages concordants sans que les victimes ou témoins entreprennent d’autres démarches, la personne de confiance peut, sur la base de ces témoignages, informer les instances compétentes de l’Université de l’existence d’un risque collectif, sans dévoiler l’identité des témoins ou victimes qui l’ont contactée.  

Quelle est la durée de conservation des données ?

Les données sont conservées tant que le suivi de la demande est en cours. Elles sont supprimées 6 mois après que la demande soit clôturée au sein du guichet PHARE. Il se peut que les données soient encore traitées par ailleurs par l’Université de Namur si une plainte a été introduite, par exemple, et que le dossier est toujours en cours.

Si aucune suite n’est donnée à la proposition de soutien, les données sont supprimées dans un délai de 6 mois à dater de l’introduction de la demande via le formulaire.  

Comment exercer vos droits octroyés par la réglementation ?

Conformément à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel, les personnes dont les données sont traitées ont des droits dont les conditions et limites sont fixés principalement au chapitre III du Règlement général sur la Protection des données (RGPD).

Ces droits sont décrits dans la notice d’information générale de l’Université.

Pour ce qui concerne le projet Phare, ils peuvent être exercés en adressant un courrier électronique à l’adresse: phare@unamur.be.

Pour toute question sur la protection des données, le délégué à la protection des données de l’Université de Namur peut être contacté (dpo@unamur.be). Si une personne estime que ses droits n’ont pas été respectés ou que le traitement de ses données n’est pas conforme à la réglementation, il est également possible de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be) ou d’introduire un recours en justice.